G1-1 – Unternehmenskultur und Konzepte für die Unternehmensführung

Anerkennung des Public Corporate Governance Kodex des Bundes (PCGK)

Eine wirkungsvolle Corporate Governance ist für die Rentenbank von zentraler Bedeutung. Der Verwaltungsrat hat daher am 20. März 2025 den Public Corporate Governance Kodex des Bundes in der Fassung vom 6. November 2024 übernommen. Vorstand und Verwaltungsrat identifizieren sich ausdrücklich mit den dort formulierten Grundsätzen guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung.

Die Einhaltung des PCGK dient dem öffentlichen Interesse an einer rechtssicheren, integren und dem Förderauftrag verpflichteten Geschäftstätigkeit der Bank. Abweichungen werden – wie vorgesehen – jährlich in einer Entsprechenserklärung transparent offengelegt und erläutert.

Verhaltenskodizes

Der Verhaltenskodex für die Mitarbeitenden bildet die ethische Leitlinie für sämtliche Mitarbeitende und Führungskräfte. Er betont demokratische Grundwerte, Menschenrechte, Chancengleichheit, Integrität, Transparenz sowie den verantwortungsvollen Umgang mit Ressourcen. Er definiert klare Erwartungen hinsichtlich professionellen Verhaltens, Diskriminierungsfreiheit, Fairness und des Schutzes vertraulicher Informationen. Damit stellt er den normativen Rahmen für eine gesetzeskonforme und nachhaltige Unternehmenskultur dar. Er enthält verbindliche Vorgaben insbesondere zur Korruptionsprävention, zu Vorteilsannahme und -gewährung, zu Interessenkonflikten und Nebentätigkeiten, zur Betrugs- und Geldwäscheprävention, zum Umgang mit Insiderinformationen und Marktmissbrauch sowie zu Vertraulichkeit, Datenschutz und IT-Sicherheit.

Die im Verhaltenskodex definierten Grundsätze prägen die Unternehmenskultur, steuern Entscheidungsprozesse und fördern eine offene, respektvolle Zusammenarbeit. Schulungen, Dialogformate und die organisationsweite Wertearbeit unterstützen ihre kontinuierliche Verankerung. Der Verhaltenskodex wird ergänzt durch weitergehende spezifische interne Regelungen und Richtlinien, zum Beispiel zu Geschenken/Einladungen, Auftragsvergaben, Sanktionsprüfungen und Due-Diligence-Prozessen.

Für die Mitglieder des Vorstands gilt ein gesonderter Verhaltenskodex, der insbesondere grundlegende Verhaltensprinzipien im Zusammenhang mit Interessenkonflikten, Regelungen zur Annahme und Gewährung von Geschenken und Einladungen, zu Vortragstätigkeiten, zu Geschäften an den Finanzmärkten sowie zu Nebentätigkeiten und Ehrenämtern beinhaltet.

Die seitens der Rentenbank an Lieferanten und Geschäftspartner gestellten Erwartungen in Bezug auf soziale und ökologische Aspekte sowie Governance-Anforderungen sind im Verhaltenskodex für Externe und weiteren detaillierten Organisationsanweisungen festgelegt.

Unternehmenspolitik und strategische Orientierung

Die in der Bank etablierten Konzepte stellen sicher, dass verantwortungsbewusstes Verhalten, regelkonformes Handeln und die Interessen von Geschäftspartnern und weiteren Interessenträgern jederzeit berücksichtigt werden. Dazu gehören insbesondere:

• Verbot von Korruption, Betrug und wettbewerbswidrigem Verhalten,
• Vermeidung von Interessenkonflikten,
• Verbot von Marktmissbrauch und Insiderinformationen,
• Schutz von Informationen, Vermögenswerten und IT-Systemen,
• Verhinderung von Geldwäsche und
• strenge Datenschutz-Präventionsmaßnahmen.

Unternehmenskultur: Förderung, Kommunikation und Weiterentwicklung

Unsere Unternehmenskultur bringt unsere Werte, Normen und Überzeugungen zum Ausdruck. Sie ist somit die Grundlage zur verantwortungsbewussten Erfüllung unseres gesetzlichen Förderauftrags. Im täglichen Geschäft äußert sie sich durch bankweite Werte, Führungsprinzipien und eine gelebte Risikokultur. Die Unternehmenskultur ist nicht starr, sondern passt sich den jeweiligen internen und externen Anforderungen an. Feedback holen wir über unsere offene Feedbackkultur und Mitarbeitendenbefragungen ein. Zur Wirkungsmessung existieren Compliance-Indikatoren zur Bewertung der Unternehmens- und Risikokultur. Die Verantwortung für die Unternehmenskultur liegt beim Gesamtvorstand.

Im Rahmen des 2022 gestarteten Transformationsprozesses der Rentenbank wurden im Jahr 2024 Unternehmenswerte vorgestellt. Diese sind: Tatkraft, Wertschätzung, Verantwortung, Innovation und Beständigkeit.

Die Unternehmenswerte wurden in einem partizipativen Prozess unter Einbindung aller Mitarbeitenden erarbeitet. Der Veröffentlichung folgte eine umfassende Kommunikation in verschiedenen virtuellen und Vor-Ort-Formaten. Im Jahr darauf schlossen sich Werteworkshops an, in denen die Mitarbeitenden Gelegenheit hatten, die Werte im Kontext ihres Arbeitsalltages zu betrachten. Über 90 % aller Mitarbeitenden nahmen an diesem Format teil.

Auch die Führungsprinzipien verankern unsere Haltung in der Unternehmenskultur. Als „tone from the top“ strahlt dabei das Verhalten des Vorstands und der Führungskräfte auf alle Mitarbeitenden aus. Besondere Auswirkungen auf die Kultur hat dabei insbesondere der Verhaltensanker, Mitarbeitende für die Aufgaben und Ziele der Bank zu sensibilisieren. Ähnlich wichtig ist die Verankerung der „Speak Up“-Kultur, die eine lebendige und offene Feedbackkultur in alle Richtungen etabliert.

Die Risikokultur ergänzt die genannten internen Rahmenwerke um Ansprüche, die sich an Mitarbeitende und Führungskräfte richten und mit deren Hilfe der Risikoappetit der Bank im täglichen Geschäft gelebt werden soll. Ein Bezug wird insbesondere zu Risikobewusstsein und Risikobereitschaft hergestellt. Der interne bankweite Arbeitskreis Risikokultur diskutiert die Themen, die die Risikokultur betreffen, und entwickelt Indikatoren zur Messung der Risikokultur. Die Verantwortung liegt auch hier beim Gesamtvorstand.

Über den Culture Check, eine bankweite anonyme Befragung aller Mitarbeitenden, konnte 2025 ein Stimmungsbild zur Unternehmenskultur eingeholt werden. Dieses konnte bis zur Gruppenebene ausgewertet werden, solange dabei weiterhin die Anonymität der Teilnehmenden gewahrt werden konnte. Die Ergebnisse des Culture Checks werden in die Überarbeitung der Rahmenwerke der Unternehmenskultur einfließen.

Mechanismen zur Meldung und Behandlung von Fehlverhalten

Auf der Grundlage des KWG und des GwG sowie entsprechend den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes und der EU-Richtlinie 2019/1937 hat die Rentenbank ein vertrauliches Hinweisgebersystem eingerichtet. Ein strukturiertes Hinweis- und Beschwerdesystem ermöglicht interne und externe Meldungen sowie die Möglichkeit der anonymen Meldung über einen Ombudsmann. Die Verfahren gewährleisten Vertraulichkeit, Datenschutz, Schutz vor Repressalien sowie eine objektive und fristgerechte Bearbeitung.

Hinweise können mündlich (telefonisch oder im persönlichen Gespräch), schriftlich (postalisch oder per E-Mail) sowie über die Website der Rentenbank bei der internen Meldestelle abgegeben werden. Daneben besteht die Möglichkeit, Verdachtsfälle – gegebenenfalls auch anonym – einem Ombudsmann zu melden. Der Ombudsmann nimmt die Hinweise der Mitarbeitenden auf und leitet sie – gegebenenfalls unter Wahrung der Anonymität der Mitarbeitenden – an die interne Meldestelle weiter.

Die interne Meldestelle ist in der Abteilung Compliance eingerichtet. Die mit den Aufgaben der internen Meldestelle Beauftragten sind bei der Bearbeitung von Verdachtsfällen grundsätzlich unabhängig. Sofern für einen Beauftragten Interessenkonflikte im konkreten Verdachtsfall bestehen, ist dieser von der entsprechenden Bearbeitung ausgeschlossen.

Sämtliche Mitarbeitenden der Rentenbank und auch extern Beschäftigte sind aufgefordert, der internen Meldestelle beobachtetes Fehlverhalten zu melden. Die Rechte aller Mitarbeitenden zur Einschaltung des Personalrats bleiben hiervon unberührt.

Ferner besteht über die Website der Rentenbank auch für Personen, die nicht Mitarbeitende der Rentenbank sind, die Möglichkeit, Hinweise über einen möglichen Rechtsverstoß einzureichen oder sich über die entsprechenden Verfahren zu informieren.

Das Hinweisgebersystem ist damit wichtiger Bestandteil der Compliance- Kultur im Unternehmen und fördert Offenheit und Transparenz.

Zentrale Prinzipien des Hinweisgebersystems sind

• Vertraulichkeit aller Meldungen,
• Vertrauliche Bearbeitung durch Begrenzung des beteiligten Personenkreises auf das zur Bearbeitung notwendige Minimum,
• Schutz vor Repressalien für Hinweisgebende,
• Strukturierte Prüf- und Untersuchungsschritte,
• Vollständige Dokumentation des gesamten Untersuchungsprozesses,
• Festgelegte Informationswege und
• Ableitung und Einleitung von Gegenmaßnahmen und dauerhaften Sicherungsprozessen.

Im Einklang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz sind die Verfahren vollständig implementiert und organisatorisch verankert. Flankierend sensibilisiert die Bank ihre Mitarbeitenden durch regelmäßige Unterrichtungen und bedarfsbezogene Schulungen – online und in Präsenz –, die fortlaufend optimiert werden.

Schutz von Hinweisgebern

Über den Ombudsmann ist es internen und externen Interessensträgern möglich, unter Wahrung ihrer Anonymität Hinweise abzugeben. Die internen Rahmenwerke zum Umgang mit Verdachtsfällen schließen Repressalien als Folge einer Meldung oder Offenlegung aus. Zusätzlich spezifiziert die entsprechende interne Richtlinie, dass Mitarbeitende, die in redlicher Absicht Mitteilung machen, keine Nachteile befürchten müssen, auch dann nicht, wenn sich die Mitteilung als unbegründet herausstellen sollte. Zeigen Mitarbeitende sich selbst an oder melden ihr Fehlverhalten hausintern der für sie zuständigen Führungskraft oder der internen Meldestelle, so wird dies bei möglichen Disziplinarmaßnahmen zu ihren Gunsten berücksichtigt.

Schulungspolitik und risikobasierte Prävention

Regelmäßige Pflicht- und Bedarfsschulungen stärken die Integrität und die Governance-Konformität in der gesamten Organisation. Die Themen umfassen die in den Verhaltenskodizes festgelegten Grundsätze, unter anderem Interessenkonfliktmanagement, ethisches Verhalten sowie Geldwäsche- und Korruptionsprävention. Die Schulungsunterlagen werden fortlaufend aktualisiert und um neue gesetzliche, aufsichtsrechtliche oder risikorelevante Anforderungen ergänzt. Über Regelmäßigkeit und Inhalt der Schulungen mit Bezug zur Vermeidung von Korruption und Bestechung wird im folgenden Kapitel informiert.