S1-3 – Verfahren zur Verbesserung negativer Auswirkungen und Kanäle, über die die Arbeitskräfte des Unternehmens Bedenken äußern können

Verlässliche Strukturen für Schutz, Unterstützung und Abhilfe

Die Rentenbank verfügt über etablierte Verfahren, die es Beschäftigten ermöglichen, Anliegen, Hinweise oder Beschwerden im Zusammenhang mit ihrer Arbeitssituationen vertraulich und ohne Benachteiligung vorzubringen. Ziel dieser Verfahren ist es, mögliche negative Auswirkungen auf Beschäftigte frühzeitig zu erkennen, sachgerecht zu bearbeiten und – sofern erforderlich – geeignete Abhilfemaßnahmen einzuleiten.

Die Verfahren beruhen auf gesetzlichen Vorgaben, internen Regelungen sowie den Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes. Sie sind so ausgestaltet, dass Vertraulichkeit gewahrt, Hinweise ernsthaft geprüft und betroffene Personen geschützt werden.

Unterstützungs- und Abhilfeprozesse

Für Situationen, in denen Beschäftigte Belastungen, Konflikte oder andere nachteilige Auswirkungen im Arbeitsumfeld wahrnehmen, bestehen strukturierte Unterstützungs- und Abhilfeprozesse. Die Bearbeitung erfolgt unter Berücksichtigung der jeweiligen Umstände des Einzelfalls und im Dialog mit der betroffenen Person.

Je nach Art des Anliegens können geeignete interne Ansprechpersonen einbezogen werden. Bei Bedarf wird ergänzend externe fachliche Unterstützung hinzugezogen. Ziel ist es, angemessene Lösungen zu finden, negative Auswirkungen zu begrenzen oder zu beheben und Wiederholungen vorzubeugen. Erkenntnisse aus abgeschlossenen Fällen können, soweit sachgerecht, in die Weiterentwicklung von Personalprozessen, Führungsinstrumenten und präventiven Maßnahmen einfließen.

Zugängliche Beschwerde- und Hinweisverfahren

Den Beschäftigten stehen mehrere interne und externe Anlaufstellen zur Verfügung, über die Hinweise, Beschwerden oder mögliche Verstöße vertraulich oder auf Wunsch anonym eingereicht werden können. Die bestehenden Verfahren erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an den Schutz hinweisgebender Personen und sehen Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit und zum Schutz vor Benachteiligung vor.

Für den Umgang mit eingehenden Hinweisen und Beschwerden sind klare Zuständigkeiten und Abläufe definiert. Abhängig von Inhalt und Schwere des Anliegens werden geeignete interne Stellen eingebunden oder bei Bedarf auch externe Expertise hinzugezogen.

Um die Zugänglichkeit der Verfahren sicherzustellen, informiert die Bank regelmäßig über bestehende Meldewege und Anlaufstellen. Dies erfolgt unter anderem im Rahmen des Onboardings, über das Intranet sowie durch zielgruppenspezifische Informations- und Schulungsformate.