G1-3 – Verhinderung und Aufdeckung von Korruption und Bestechung
Strukturen, Regelwerke und Präventionsmechanismen
Als bundesunmittelbare Anstalt des öffentlichen Rechts auf der einen Seite und als Kreditinstitut auf der anderen Seite ist die Rentenbank im besonderen Maße dazu verpflichtet, Korruption, Bestechung und sonstige strafbare Handlungen zu verhindern und aufzudecken. Um dieser Verpflichtung nachzukommen, hat die Rentenbank umfassende Compliance-Verfahren eingeführt.
Die Verfahren beruhen hierbei auf den zuvor beschriebenen Konzepten und setzen diese in präventive oder – sofern ein Anlass gegeben ist – reaktive Maßnahmen um.
Risikobewertung und interne Kontrollmechanismen
Die Wirksamkeit des präventiven Schutzsystems basiert auf mehreren miteinander verzahnten Elementen. Im Rahmen ihrer ordnungsgemäßen Geschäftsorganisation und des angemessenen Risikomanagements zur Verhinderung von sonstigen strafbaren Handlungen, die zu einer Gefährdung des Vermögens des Instituts führen können, hat die Rentenbank interne Grundsätze und angemessene geschäfts- und kundenbezogene Sicherungssysteme etabliert.
Neben der durch die Compliance-Funktion erarbeiteten Wesentlichkeits- und Risikoanalyse zur Identifikation und Mitigation der institutsspezifischen Risiken, erstellt die Geldwäschefunktion jährlich – und gegebenenfalls anlassbezogen – auf Basis eines risikobasierten Ansatzes eine Risikoanalyse speziell zu den Themen Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, sonstige strafbare Handlungen und Sanktionen. Im Rahmen der Analyse werden die Organisationsstruktur, sonstige Rahmenbedingungen, die Produkt- und Kundenstruktur sowie die Geschäftsstruktur der Rentenbank betrachtet und Veränderungen seit der letzten Überprüfung ermittelt. Darüber hinaus werden Erkenntnisse über potenzielle institutsspezifische Risiken aus Risk-Assessments der Prozesse, der Schadensfalldatenbank sowie relevanten Revisionsberichten berücksichtigt. Sofern bei der Analyse neue Risiken erkannt werden, werden nach einer Gewichtung beziehungsweise Einschätzung der Risikosituation eine Schlussfolgerung zum Schutz der Rentenbank gezogen und – sofern erforderlich – entsprechende (Sicherungs-)Maßnahmen durch die Geldwäschefunktion eingeleitet beziehungsweise veranlasst.
Aus der Risikoanalyse leitet die Geldwäschefunktion ein Überwachungskonzept ab und führt auf dessen Basis unterjährig dokumentierte Überwachungsmaßnahmen durch. Bei deren Planung fließen die aktuellen Entwicklungen hinsichtlich der sonstigen strafbaren Handlungen nach § 25h KWG (beispielsweise Veröffentlichungen der BaFin, Lageberichte des Bundeskriminalamts, Pressemeldungen) sowie die institutsspezifische Risikolage mit ein.
Die Einhaltung der Sorgfaltspflichten und die Identifizierung der Vertragspartnerinnen und -partner (Know-your-customer-Prinzip) bilden ein weiteres wichtiges Element der Geldwäscheprävention. Alle diesbezüglich notwendigen Verfahren und Prozesse werden eingehalten und etwaige Verdachtsfälle über die Geldwäschebeauftragte unverzüglich an die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU) übermittelt. Im Jahr 2025 gab es keine Verdachtsfälle in Bezug auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung noch sind sonstige strafbare Handlungen bekannt. Ebenso gab es keine Verstöße gegen Sanktionsvorschriften.
Die Compliance- und Geldwäschefunktion sind in jeden Neue-Produkte-Prozess sowie bei jeder wesentlichen Änderung in der Aufbau- und Ablauforganisation oder in den IT-Systemen der Bank eingebunden, sodass eine Berücksichtigung potenzieller Compliance-Risiken und Risiken aus sonstigen strafbaren Handlungen sichergestellt ist.
Auf der Grundlage des Wertpapierhandelsgesetzes (WpHG) und der Verordnung (EU) Nr. 596/2014 (EU-Marktmissbrauchsverordnung/Market Abuse Regulation – MAR) hat die Rentenbank interne Richtlinien und Meldepflichten zur Verhinderung von Insider-Geschäften etabliert. Diese umfassen insbesondere die Überwachung von persönlichen Geschäften der Mitarbeitenden mit Finanzinstrumenten, das Führen einer Insider-Liste sowie Mitteilungs- und Veröffentlichungspflichten hinsichtlich der Eigengeschäfte von Führungskräften.
Die Einrichtung interner, externer und anonymer Meldewege vervollständigt das Sicherungssystem.
Untersuchungsprozesse und Governance-Einbindung
Die Bank verfügt über ein formal geregeltes Verfahren zur Meldung und Untersuchung möglicher Verstöße. Dieses umfasst sowohl interne als auch externe und anonyme Meldewege. Meldungen werden vertraulich entgegengenommen, dokumentiert und nach klar definierten Prüfschritten bearbeitet.
Im Falle potenzieller Compliance-Verstöße greifen abgestufte Eskalationswege, die – abhängig von der Schwere des Sachverhalts – die unmittelbare Information des Vorstands und gegebenenfalls des Verwaltungsrats vorsehen. Auch nicht bestätigte Hinweise werden vollständig dokumentiert, sodass Transparenz und Nachvollziehbarkeit jederzeit sichergestellt sind.
Verdachtsfälle werden nach festen Zuständigkeiten untersucht. Die Compliance-Funktion und – je nach Sachverhalt – die Geldwäschebeauftragte koordinieren die Prüfungen und binden grundsätzlich die interne Revision und soweit notwendig weitere Funktionen in die Untersuchung mit ein. Dabei wird auch dafür Sorge getragen, dass dies frei von Interessenkonflikten erfolgt. Sofern im konkreten Verdachtsfall ein Interessenkonflikt besteht, wird die betreffende Person von dem weiteren Vorgehen ausgeschlossen. Gleiches gilt bei Beteiligung eines Vorstandsmitglieds in dem Hinweis selbst. Die Untersuchungsbeauftragten oder der Untersuchungsausschuss sind stets von der in die Angelegenheit involvierten Management-Kette getrennt.
Die Bearbeitung erfolgt zeitnah unter Beachtung der vorgegebenen gesetzlichen Fristen und unter Wahrung der Informationspflichten gegenüber den Hinweisgebenden. Durch Hinzuziehung nur der unbedingt notwendigen Personen zur Untersuchung wird für die Vertraulichkeit des Untersuchungsprozesses gesorgt (Need-to-know-Prinzip). Auch wenn bei Fällen von besonderer Schwere oder Komplexität ein bereichsübergreifendes „Whistleblower-Team“ einberufen wird, wird dafür Sorge getragen, dass der Kreis der Teilnehmer so klein wie möglich gehalten wird. Sämtliche Beteiligte der Hinweisbearbeitung sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Nach Erstprüfung des Sachverhaltes durch die Compliance-Funktion beziehungsweise die Geldwäschebeauftragte sowie parallel zur weiteren Sachverhaltsaufklärung wird der Vorstand über den Fortgang der Untersuchung informiert – bei schwerwiegenden Fällen ergeht zudem eine Information an den Verwaltungsrat.
Bestätigt sich der Verdacht, erfolgt neben der Einleitung notwendiger mitigierender Maßnahmen (beispielsweise Prozess-Überprüfungen beziehungsweise -Änderungen) gegebenenfalls auch die Abgabe an die zuständigen Behörden zwecks weiterer Untersuchungen. Bei unbestätigten Verdachtsfällen ist das interne Hinweisverfahren einzustellen.
Die Dokumentation der Hinweisbearbeitung erfolgt unter Wahrung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen.
Schulungen, Sensibilisierung und Überwachung
Die Bank schärft das Bewusstsein der Mitarbeitenden für die einschlägigen Vorschriften durch regelmäßige Pflichtschulungen, insbesondere zu den Themen Korruption und Bestechung, Geldwäsche- und Betrugsprävention. Die Teilnahme unterliegt einem Monitoring und wird – neben weiteren – als ein Risikoindikator zur Messung der Risikokultur herangezogen. Zusätzlich werden die Mitarbeitenden kontinuierlich über aktuelle Entwicklungen, Angriffsmuster und konkrete Warnhinweise informiert, um das Sicherheitsbewusstsein weiter zu stärken. Die Schulungen sind für alle Mitarbeitenden verpflichtend. Somit werden 100 % der risikobehafteten Funktionen durch Schulungen abgedeckt.
Schulungen werden verpflichtend bei Antritt eines Arbeitsverhältnisses durchgeführt und durch jährliche Folgeschulungen vertieft. Die Schulungsunterlagen werden fortlaufend aktualisiert und um neue gesetzliche, aufsichtsrechtliche oder risikorelevante Anforderungen ergänzt.
Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden über aktuelle Entwicklungen informiert sind und ihre Aufgaben im Einklang mit den geltenden Präventions- und Compliance-Standards wahrnehmen.
Auch die Mitglieder des Vorstands und des Verwaltungsrats werden mindestens jährlich in einem „Regulatory Update“ zu den wesentlichen Themen geschult. Im Berichtsjahr hat neben der Schulung „Regulatory Update“ mit unter anderem einem Abschnitt zur Geldwäscheprävention auch eine Schulung zum Risikomanagement stattgefunden.
Vorstand und Verwaltungsrat werden entsprechend der etablierten Verfahren regelmäßig über Hinweisfälle, Präventionsmaßnahmen, Kontrollen und Schulungsstände informiert.
Verfahren zur Vermeidung von Interessenkonflikten
Die Bank vermeidet Interessenkonflikte systematisch. Der Compliance-Funktion obliegt die Identifikation, die Vermeidung und das Management von Interessenkonflikten. Sie steht den Mitarbeitenden bei allen relevanten Sachverhalten und Zweifelsfragen als Ansprechpartner zur Verfügung.
Organmitglieder müssen mögliche Interessenkonflikte transparent offenlegen. Im Berichtsjahr traten keine Interessenkonflikte auf. Das Fixvergütungssystem wirkt dabei Fehlanreizen entgegen und stärkt die Unabhängigkeit von Entscheidungen.
Vorstand und Verwaltungsrat überwachen die Geschäftsführung eng, erhalten regelmäßige Berichte zu Risiko-, Compliance- und Kontrollthemen. Der Verwaltungsrat führt gemäß § 25d Abs. 11 Satz 1 Nr. 3 und 4 KWG eine Bewertung der Struktur, Größe, Zusammensetzung und Leistung des Vorstands und des Verwaltungsrats insgesamt sowie der Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrung sowohl der einzelnen Organmitglieder als auch des jeweiligen Organs insgesamt durch. Gemäß § 9 Abs. 3 Nr. 2 Buchstabe c und d der Geschäftsordnung des Verwaltungsrats wird der Verwaltungsrat bei der Durchführung durch den Nominierungsausschuss unterstützt. Mit der Auswertung der Ergebnisse hat sich der Verwaltungsrat in seiner Sitzung am 20. März 2025 sowie am 13. November 2025 befasst und dabei eventuelle Anpassungsbedarfe diskutiert und Handlungsempfehlungen abgeleitet.
Auch bei Beschaffungen werden Interessenkonflikte durch strikte Prozesse vermieden. Die einschlägigen Vergaberegeln werden befolgt. Sponsoring- und Spendentätigkeiten erfolgen ausschließlich im Rahmen klarer Vorgaben und dürfen in keinem Fall den Anschein einer unzulässigen Einflussnahme wecken. Ebenfalls nimmt die Rentenbank kein Sponsoring oder Spenden an.